O sonho da grande maioria dos médicos que acabaram de fazer sua residência e especialização é montar um negócio próprio, abrir um consultório onde ele possa administrar com mais liberdade seus objetivos e jornada profissionais.
Porém, abrir um consultório requer mais conhecimento do que se imagina. É um processo que pode confundir médicos recém-formados que ainda conhecem pouco de gestão administrativa.
Felizmente, hoje em dia existem softwares específicos voltados para a gestão de clínicas médicas que dão uma ajuda e tanto para quem está começando. E é sobre isso que trataremos neste post: como um bom software de gestão vai te ajudar com a abertura do seu consultório médico! Acompanhe:
- Quais os desafios ao abrir o primeiro consultório médico?
- Como um sistema de gestão pode ajudar com os desafios do consultório?
- Conheça o MedPlus: seu maior parceiro na gestão das clínicas ou consultórios
Quais os desafios ao abrir o primeiro consultório médico?
Podemos dizer que o maior obstáculo de médicos que vão abrir o primeiro consultório é justamente a falta de conhecimento nas áreas de empreendedorismo e administração. Por isso, há a necessidade de se estudar o mercado antes de abrir o negócio.
Abrir um empreendimento no Brasil é uma questão bastante burocrática. Um centro médico, por sua vez, é ainda mais difícil. Isso porque existe uma série de legislações próprias que um negócio desse tipo deve seguir para que o estabelecimento possa estar em pleno funcionamento.
Além dessas questões, o conhecimento administrativo se estende a tarefas mais ligadas à gestão cotidiana do consultório, como controle de gastos, controle de arrecadação, pagamento de impostos, contratação e pagamento da equipe auxiliar administrativa, cadastro e organização de pacientes, entre outras funções.
Falando em organização das informações dos pacientes, manter seus históricos médicos atualizados também é uma tarefa importantíssima, mas que está suscetível a diversos erros humanos, como perdas, danificações ou falta de atualização constante, por exemplo. Inclusive, esse é um dos principais problemas dos consultórios e clínicas médicas que ainda utilizam um sistema de organização em papel.
Agendas de papel, por exemplo, dificultam a marcação de consultas, retornos e lembretes de confirmação. Procedimentos estes que poderiam (e deveriam) ser feitos de forma muito mais prática e rápida. Usando papel, a probabilidade das informações se perderem, ou dos documentos se deteriorarem com o tempo, é muito grande.
Problemas de organização relacionados à agenda médica são muito prejudiciais à imagem do consultório. Afinal, o que um paciente vai pensar se houver um erro de agendamento? Uma confusão nos horários? Certamente a credibilidade do estabelecimento será prejudicada.
O não investimento em tecnologias para auxiliar nessas tarefas cotidianas pode ainda acarretar em uma rotina bem mais burocrática e complicada do que deveria ser, sobretudo para médicos que ainda estão no início de sua jornada empreendedora.
Mesmo que o dono do consultório contrate mais profissionais para auxiliar na administração, é muito difícil fazer com que todas as esferas do negócio se mantenham integradas.
Tudo isso reflete no maior desafio para quem vai abrir seu primeiro consultório: conquistar o público e fidelizá-lo. A maioria dos médicos não possui domínio sobre marketing e, sem um sistema de gestão que os ajude a ter informações valiosas sobre seu público-alvo, a tarefa se torna muito mais difícil.
Como um sistema de gestão, como o MedPlus, pode ajudar com os desafios do consultório médico?
Após analisarmos os desafios de se administrar um consultório, fica claro que realizar todos os procedimentos de gestão de forma analógica, além de ser muito mais demorado, também é mais passível de erros. Tais problemas podem complicar a atração e fidelização de pacientes, além de complicar a rotina de trabalho dentro do consultório.
Com um sistema de gestão eficiente em mãos, problemas como o próprio fluxo do dia a dia do consultório ficam para trás. O MedPlus, por exemplo, permite automatizar processos, otimizando o tempo de trabalho da equipe e integrando todas as funções mais importantes da gestão.
Manter o controle financeiro sobre receitas e despesas do consultório fica muito mais fácil se você possui um sistema automatizado para isso. Além de te ajudar a não se perder nas contas a pagar, o software permite o controle detalhado sobre o dinheiro arrecadado. Esse nível de organização, sobretudo se tratando das economias do consultório, é extremamente importante para mantê-lo de portas abertas.
A agenda online também facilita a tarefa de confirmar as consultas com os pacientes. O MedPlus possui integração com outras ferramentas de comunicação como e-mail e SMS, contribuindo para uma melhor comunicação paciente-consultório.
A cada nova consulta marcada, a agenda online se atualiza automaticamente e seu acesso pelo médico se dá de forma simples, em qualquer lugar, bastando uma conexão com a internet.
Todo médico reconhece a importância de ter em mãos o máximo de informações que puder sobre seus pacientes, a fim de oferecer o diagnóstico mais assertivo possível.
Por isso o histórico de consultas, diagnósticos e tratamentos dos pacientes também ficam registrados no sistema, por meio do prontuário eletrônico, que constitui um histórico médico muito mais preciso e completo de cada paciente.
A segurança dessas informações também é de máxima importância, por isso, vale a pena investir em um sistema na nuvem, como o MedPlus. Além da fácil acessibilidade para o médico, ele oferece muito mais segurança e impede o acesso de qualquer um que não tenha autorização.
Quando o paciente se depara com um consultório que possui processos tão otimizados, oferecendo mais conforto e praticidade, além de um atendimento exemplar, é muito mais fácil criar laços duradouros. Isso significa fidelizar pacientes: um dos principais objetivos de quem tem um consultório médico.
Outro grande objetivo obviamente é o de conquistar novos pacientes. Para quem está começando sua jornada profissional como dono do próprio consultório, isso se faz ainda mais importante. Para essa tarefa, as práticas de marketing são suas melhores amigas.
Trabalhar com marketing pode ser um processo complexo, mas tudo fica mais fácil tendo as informações mais importantes em mãos. Para qualquer campanha de comunicação é necessário ter um perfil bem claro de pessoas para endereçar a “mensagem”.
Em outras palavras: é preciso saber com quem se quer falar especificamente, e saber adequar essa mensagem para que ela seja compreendida corretamente.
Qualquer ferramenta de marketing digital, por exemplo, vai dar a opção de direcionar as campanhas para públicos mais específicos ou mais gerais. Quanto mais específico, melhor, pois as chances de atingir alguém de fato interessado no seu serviço é maior. Mas como segmentar corretamente o público-alvo com tantas possibilidades?
O seu software de gestão também é seu grande aliado nesse momento. A partir dele é possível extrair informações importantes que irão ajudá-lo a delimitar qual parte do público em geral se configura como seus pacientes em potencial.
Com esse perfil em mãos, pode-se planejar campanhas de marketing mais eficientes, que o ajudarão a aumentar a procura pelos seus serviços.
Como dissemos no começo desse post, existem diversos softwares disponíveis no mercado voltados especificamente para a gestão de clínicas e consultórios médicos. Mas nem todos possuem todas as ferramentas necessárias para promover uma gestão completa em uma única plataforma, com uma interface simples de se operar e, principalmente, por um valor amigável.
Então como escolher a melhor opção? Coloque todas as suas necessidades em uma balança e procure o software com melhor custo-benefício, como o MedPlus.
Conheça o MedPlus: seu maior parceiro quando o assunto é gestão de clínicas e consultórios médicos!
Com mais de duas décadas no mercado, o MedPlus tem experiência de sobra para oferecer aos seus clientes as melhores ferramentas para tornar a gestão do seu consultório mais prática e eficiente. A otimização de processos é sem dúvida um dos pontos altos do sistema.
A agenda online entrega autonomia e praticidade, tão desejadas pelos pacientes, além de facilitar para o médico a visualização de seus compromissos profissionais. Seu acesso e edição são restritos, garantindo segurança tanto para o profissional, quanto para o público. E a atualização automática da agenda é mais uma vantagem que auxilia no cotidiano do consultório.
A boa comunicação entre você e seu público também pode ser bem trabalhada com o software MedPlus, pois é possível contatar seus pacientes pelo WhatsApp, SMS e até por e-mail através da plataforma.
Além de ajudar muito na questão de atendimento aos pacientes, o MedPlus oferece muitas facilidades no que se refere à gestão financeira. Suas funcionalidades permitem um controle rigoroso dos recursos que entram e saem do consultório, prática fundamental para uma boa administração da empresa.
Por fim, mas não menos importante, ter tudo isso em um só sistema é o que de fato integra todas as funções do consultório, permitindo trocas de informações e, consequentemente, uma gestão consciente e eficiente de todo o trabalho. Tudo isso por um valor acessível, inclusive para quem ainda está em processo de abertura do seu primeiro consultório.
Se você está buscando ainda mais ajuda com a sua primeira clínica, entre em contato com a gente e descubra como o MedPlus pode te ajudar.
E aproveite para ler nosso eBook feito especialmente sobre o assunto:
